Datenschutzerklärung
des Sprachenzentrums der TU Braunschweig
Das Sprachenzentrum der TU Braunschweig nimmt, als Betreiber vonWebanwendungen, den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. MitarbeiterInnen des Sprachenzentrums und für das Sprachenzentrum tätige FreiberuflerInnen (Lehrbeauftragte) können teilweise auf die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten zugreifen. Als Einrichtung der TU Braunschweig gelten für unsere Angebote die Abschnitte I, II und III der Datenschutzerklärung der TU Braunschweig. Zudem erfolgen in unseren Systemen folgende Verarbeitungstätigkeiten, die folgend beschrieben werden:
IV. SZ Account
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Nutzung der Dienste des Sprachenzentrums ist ein individueller Account notwendig. In diesem werden die folgenden Daten (hier in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet) gespeichert:
- Adresse: wird gespeichert, um eine eindeutige Identifizierung zu ermöglichen und um TeilnehmerInnen auf Wunsch Dokumente per Post zukommen zu lassen.
- E-Mail-Adresse: wird gespeichert, um Identifizierung, Kontaktierung und Information über weitere Angebote des Sprachenzentrums zu ermöglichen.
- Geburtsdatum: wird gespeichert zum Zweck der Identifizierung.
- Geschlecht: wird gespeichert zum Zweck der Identifizierung und zur Sicherstellung der korrekten Anrede bei Korrespondenz oder Bescheinigungen.
- GITZ-Kennung: wird gespeichert zum Zweck der eindeutigen Identifikation der Person.
- Gruppenzugehörigkeit (z.B. Tarifgruppenzugehörigkeit, Studien-gang): wird gespeichert zum Zweck der korrekten (internen und externen) Kostenabrechnung, zur Zuteilung in gruppenspezifische Kurse und zur Erstellung von Statistiken für eine bedarfsgerechte Kursplanung.
- Nachrichtenhistorie (Speicherung aller ausgehenden Email-Korrespondenz): wird gespeichert, um eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation zwischen SZ und TeilnehmerInnen sicherzustellen.
- Namen und ggf. Titel: werden gespeichert zum Zweck der Identifikation und der Sicherstellung der korrekten Anrede bei Korrespondenz oder Be-scheinigungen.
- Passworthash: wird gespeichert zum Zweck der selbstständigen Authentifizierung/Anmeldung an den Systemen des Sprachenzentrums. Das Passwort kann vom Benutzer/von der Benutzerin jederzeit geändert werden. Eine Einsicht des Passwortes im Klartext durch das Sprachenzentrum ist technisch nicht möglich.
- SZ-ID: wird gespeichert zum Zweck der eindeutigen Identifikation der Person innerhalb der Systeme des Sprachenzentrums.
- Telefonnummer: wird gespeichert, um Sie in seltenen Fällen telefonisch oder per SMS zu kontaktieren. Wenn Sie eine Handynummer hinterlegen, ermöglicht Ihnen das System bei Bedarf Ihr Kennwort über eine SMS zurückzusetzen. Die Angabe ist freiwillig.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die DSGVO Artikel 6, Absatz 1.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die erhobenen Daten dienen der eindeutigen Identifizierung einer Person sowie der selbstständigen Authentifizierung der Person an den Systemen des Sprachenzentrums. Die hinterlegten Daten werden außerdem für die Generierung von internen Formularen, Versandetiketten, Informationsmails sowie Teilnahme-und Leistungsnachweisen genutzt.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs-und Beseitigungsmöglichkeit
Das SZ-System löscht die GITZ-Kennung automatisch, sobald eine Person keiner TU-Statusgruppe mehr angehört. Die Nachrichtenhistorie wird bereits nach einem Jahr gelöscht.
Alle weiteren Daten werden automatisch 10 Jahre nach Abschluss Ihrer letzten Aktivität gelöscht (z.B. 10 Jahre nach Abschluss Ihres letzten Kurses). Ausgenommen sind davon Name, SZ-ID, E-Mail Adresse, Geburtsdatum und der Passworthash. Diese Daten werden erst mit der Löschung des letzten Datensatzes gelöscht (z.B. mit der Kündigung des Newsletters, ...).
Die hinterlegten Daten für die Adresse, E-Mail Adresse und Telefonnummer können Sie im SZ-Verwaltungssystem unter https://aura.sz.etc.tu-bs.de selbstständig aktualisieren und löschen.
Sollten die im System hinterlegten Stammdaten (wie z.B. Ihr Name oder Ge-burtsdatum) fehlerhaft sein, melden Sie sich bitte in der Beratungsstelle des Sprachenzentrums, damit diese korrigiert werden können. Sie müssen sich dafür mit einem gültigen Lichtbildausweis ausweisen.
V. Semesterprogramm
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
- Anmeldungen zu Veranstaltungen: werden gespeichert zum Zweck der Realisierung einer wunschgemäßen und möglichst gerechten Zuteilung von Kursplätzen unter Berücksichtigung curricularer Verankerungensowie der Ermöglichung einer bedarfsgerechten Kursplanung und zur gezielten Information über weitere Kursangebote.
- Bearbeitungshistorie: wird gespeichert zum Zweck der Identifikation von Änderungen und von AnsprechpartnerInnen bei Rückfragen zur getätigten Bearbeitung.
- Einstufungen (i.d.R. C-Test): werden gespeichert zum Zweck einer niveaustufengerechten Kurszuordnung und einer bedarfsgerechten Kursplanung.
- Matrikelnummer: wird gespeichert zum Zweck der eindeutigen Identifikation der Person.
- Notizen: werden gespeichert zum Zweck der Bearbeitung/Einsicht von Informationen, die die Teilnehmenden betreffen, aber nicht von den anderen Feldern abgedeckt werden.
- Prüfungsergebnisse (inklusive Sprachniveau): werden gespeichert zur Erstellung von Zeugnissen, zur automatisierten Einstufung in Folgekurse, zum Zweck der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist von Prüfungsdaten.
- Sprachzeugnisse: werden gespeichert zum Zwecke der Verifikation der digitalen Zeugnisse durch Dritte.
- Studiengänge: werden gespeichert zum Zweck der Sicherstellung einer korrekten Kursplatzvergabebevorzugung bei curricularen Verankerungen von Sprachkursen.
- Teilnahme-und Leistungsnachweise: werden gespeichert zum Zweck der Einhaltung der Präsenzpflicht und der Leistungsvoraussetzungen.
- Verarbeitung von Daten zu Lernerprofilen (Übersichten über Kursbelegungen und erzielte Ergebnisse): zum Zweck C-Test-unabhängiger Einstufung und Beratung im Einzelfall.
- Zahlungsdaten (Kontodaten): werden gespeichert zum Zweck der korrekten Kostenabrechnung von kostenpflichtigen Veranstaltungen.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die DSGVO Artikel 6, Absatz 1, Satz a sowie Satz f.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Erbringung der Dienstleistung
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs-und Beseitigungsmöglichkeit
Die Bearbeitungshistorie wird nach einem Jahr gelöscht. Die Zahlungsdaten werden nach Ablauf des SEPA-Mandates (insofern es nicht verlängert wurde) automatisch gelöscht. Alle weiteren Daten werden automatisch 10 Jahre nach Abschluss Ihrer letzten Aktivität gelöscht (z.B. 10 Jahre nach Abschluss Ihres letzten Kurses).
Sollten die im System hinterlegten Daten fehlerhaft sein, melden Sie sich bitte in der Beratungsstelle des Sprachenzentrums, damit diese korrigiert werden können. Sie müssen sich dafür mit einem gültigen Lichtbildausweis ausweisen.
VI. Informationsmails
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Um Teilnehmenden notwendige Informationen sowie auf Wunsch weitere Informationen zukommen zu lassen, versendet das Sprachenzentrum Informationsmails. Dabei unterscheidet das Sprachenzentrum 5 Kategorien von Informationsmails:
- Systemnachrichten: Systemnachrichten sind Mails, die vom System versendet werden und nötig sind für den reibungslosen Betrieb der SZ-Software. Dazu gehören beispielsweise "Passwort vergessen"-Mails.
- Kursnachrichten: Nachrichten, die einen gebuchten Kurs betreffen. Dazu gehören beispielsweise Nachrichten vom Kursleiter/der Kursleiterin, Informationen zum zu kaufenden Buch, Kursausfallbenachrichtigungen, ...
- Systemnachrichten in Moodle: Einige Kurse nutzen die Lernplattform Moodlezur Kurskommunikation (z.B. in Form von Foren). Wenn Sie nicht über neue Beiträge informiert werden möchten, können Sie diese Benachrichtigungen abbestellen.
- Kursinformationen: Nachrichten über weitere Angebote des Sprachen-zentrums an potentiell interessierte Personen, die bereits ein Angebot des Sprachenzentrums wahrgenommen haben.(z.B. „Für Ihren Kurs gibt es folgende weiterführende Kurse:“)
- Newsletter: Bei der Buchung von Kursen im Semesterprogramm besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dieser wird einige Male im Jahr versendet. Um den Newsletter zu abonnieren müssen Sie diesen bei der Kursbuchung oder im Verwaltungsportal abonnieren.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Das Versenden von System- und Kurs betreffenden Nachrichten ist nach DSGVO Artikel 6, Absatz 1 lit. f eine technische Voraussetzung zur Erfüllung der Dienstleistung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers/der Nutzerin Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, den NutzerInnen für die Teilnahme an den vom Sprachenzentrum angebotenen Leistungen notwendige Informationen sowie auf Wunsch weitere Informationen zukommen zu lassen.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs-und Beseitigungsmöglichkeit
Die für den Nachrichtenversand benötigten E-Mail Adressen werden mit dem Löschen des SZ-Accounts gelöscht.
Da sowohl Systemnachrichten als auch Kursnachrichten für die Erbringung unserer Dienstleistung notwendig sind, können diese nicht deaktiviert werden.
Sie können sich jederzeit über die Einstellungen zum Mailversand in unserem Verwaltungsportal unter https://aura.sz.etc.tu-bs.de informieren und dort auch die Einstellungen ändern. Des weiteren kann das Abonnement des Newsletters durch die betroffenen NutzerInnen jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.
VII Allgemeine Datenverarbeitung
Ihre Daten werden in anonymisierter Form für die Erstellung TU-interner Statistiken und TU-interner Abrechnungsvorgänge verwendet.
Die Erhebung der personenbezogenen Daten im Rahmen der SZ-Systeme erfolgt, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn
- die jeweilige Veranstaltung von einer externen Instanz in Auftrag gegeben oder finanziert wird, der das Sprachenzentrum oder eine andere Hochschuleinrichtung abrechnungsbedingt Auskunft geben muss.
- es für die technische Verarbeitung Ihrer Daten notwendig ist. Dies betrifft momentan den Dienstleister shipcloud GmbH, über den das Sprachenzentrum den Paketversand bucht.
Wir informieren Sie über folgende technische Aspekte mit datenschutzrechtlicher Relevanz (in alphabetischer Reihenfolge):
- Backup: Zu Sicherungszwecken wird regelmäßig ein Backup der Daten durchgeführt. Dieses Backup wird nach 14 Tagen gelöscht.
- Cookies: Die Webanwendung verwendet so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Es handelt sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und von Ihrem Browser gespeichert werden. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, nur für bestimmte Fälle zulassen oder generell ausschließen. Außerdem ist es möglich, das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers zu aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies ist eine Nutzung unserer Webanwendungen allerdings teilweise nicht möglich.
- Logfiles: Das Sprachenzentrum erhebt und speichert automatisch Informationen (z.B. IP-Adressen) über die Seitenaufrufe der vom SZ bereit gestellten Webanwendungen in so genannten Logdateien. Diese Logfiles werden zum Teil automatisiert ausgewertet (z.B. mit Fail2Ban), um Einbruchsversuche zu erkennen und die entsprechenden IPs zu sperren. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Das SZ behält sich vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung oder für technische Störungen bekannt werden. Logdateien werden regelmäßig 14 Tage nach der Erstellung gelöscht. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen bis der Vorfall endgültig geklärt ist. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Artikel 6 Absatz 1, lit. f) der DSGVO.